Business Calendar 2 Planner

Analysoinut Appwesome

Kun päivä alkaa viesteillä, työvuoroilla ja perheen menoilla, minulle tärkeintä on saada kaikki aikataulut yhteen paikkaan niin, että näen nopeasti, missä minun pitää olla seuraavaksi. Business Calendar 2 Planner on Androidille tarkoitettu tuottavuussovellus, jonka kehittäjä on Appgenix Software. Se on ilmainen ottaa käyttöön, ja sovelluksen sisäiset ostot maksavat Playn kautta laskutettaessa 0,99–6,95 euroa. PEGI 3 -ikäraja kertoo, että sovellus sopii myös nuorelle käyttäjälle, mutta käytännössä sen vahvuudet näkyvät etenkin silloin, kun aikataulu koostuu monista työ- ja yksityismenoista.

Kalenterisovelluksen valinta riippuu siitä, haluaako vain nähdä tulevat tapaamiset vai hallita päivän kulkua tarkemmin. Minusta tämä sovellus sopii paremmin jälkimmäiseen: se tarjoaa useita kalenterinäkymiä ja muokkausmahdollisuuksia sekä yhdistelee aikataulujen tarkasteluun tehtäviä ja muistiinpanoja. Se ei silti automaattisesti ratkaise sitä, miten perheenjäsenet tai työkaverit jakavat tietoa keskenään. Kalenterin synkronointi ja ihmisten välinen sopiminen ovat eri asioita, ja niiden erottaminen auttaa välttämään yllätyksiä.

Mikä tekee Business Calendar 2 Plannerista erityisen?

Ensinnäkin, mikä minua eniten miellyttää tässä sovelluksessa, on sen intuitiivinen käyttöliittymä. Jokainen ominaisuus on helposti saavutettavissa muutamalla napautuksella, ja kalenterin muokkaaminen lennosta on vaivatonta. Voit esimerkiksi lisätä tapaamisia, asettaa muistutuksia ja jopa synkronoida kalenterin muiden laitteidesi kanssa ilman ylimääräistä sähläystä. Ja se on vasta alkua.

Monipuoliset näkymät

Business Calendar 2 Planner tarjoaa useita eri näkymiä, jotta voit valita sinulle parhaiten sopivan tavan tarkastella aikataulujasi. Viikon, kuukauden ja päivänäkymät ovat kaikki mukautettavissa; voit esimerkiksi päättää, näytetäänkö viikonloppupäivät vai eivät. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen niille, joilla on kiireinen aikataulu, ja jotka haluavat pitää asiat yksinkertaisina.

Käytännössä näkymän valinta kannattaa tehdä sen mukaan, millaiseen kysymykseen yrität vastata. Kuukausinäkymä auttaa huomaamaan, milloin viikkoon on kertymässä liikaa menoja, mutta yksittäisen tapaamisen tarkkojen tietojen tarkistamiseen päivänäkymä on selkeämpi. Viikkonäkymä taas toimii hyvänä välimuotona: näen siitä sekä tapaamisten järjestyksen että niiden väliin jäävän tilan. Jos työ ja vapaa-aika sekoittuvat kalenterissa, viikonloppujen näyttämisen valinta ei ole vain ulkonäköasia, vaan tapa rajata näkymää oman rytmin mukaan.

Hyödyllinen tapa aloittaa on pitää kalenteri aluksi mahdollisimman rauhallisena ja muuttaa näkymää vasta, kun huomaat, mikä tieto jää helposti huomaamatta. Jos kuukausinäkymä tuntuu ahtaalta, sitä ei kannata yrittää käyttää jokaisen tapahtuman lukemiseen. Se on parempi suunnitteluun kuin yksityiskohtaiseen tarkistamiseen. Samoin päivänäkymä voi olla turhan tarkka, jos haluat vain nähdä, onko sinulla ensi viikolla tilaa uudelle tapaamiselle.

Tehokkaat muistutukset

Muistutukset ovat olennainen osa kalenterisovelluksia, ja Business Calendar 2 Planner ei petä tässä suhteessa. Voit asettaa muistutuksia eri ajankohtiin, ja ne ovat erittäin mukautettavissa. Haluatko saada ilmoituksen tuntia ennen tapaamista tai ehkä jopa päivää ennen? Kaikki on mahdollista. Lisäksi, jos olet taipuvainen unohtamaan asioita, tämä ominaisuus pitää sinut varmasti ajan tasalla.

Minusta muistutusten suurin hyöty syntyy siitä, että niiden ajankohdan miettii tapahtuman luonteen mukaan. Videopuhelun voi ehkä avata juuri ennen alkua, mutta toisessa toimipisteessä pidettävä tapaaminen vaatii aikaa siirtymiseen. Jos kaikkiin menoihin valitsee saman ennakkoajan, ilmoitukset alkavat helposti tuntua taustakohinalta. Valitsen siksi muistutuksen sen mukaan, mitä minun täytyy tehdä ennen tapahtumaa: valmistautua, lähteä liikkeelle vai vain lopettaa nykyinen tehtävä.

Tavallisessa arkipäivässä tämä voisi näyttää tältä: aamulla tarkistan päivänäkymästä työpalaverit, lääkärikäynnin ja illan perhemenon. Kun lisään uuden tapaamisen, arvioin samalla, milloin minun täytyy alkaa valmistautua, ja asetan muistutuksen sen perusteella. Jos päivään tulee muutos, päivitän tapahtuman kalenteriin sen sijaan, että luottaisin vain viestiketjuun tai muistiin. Näin kalenteri auttaa pitämään päivän järjestyksessä, mutta viime kädessä minun pitää itse kirjata muutokset oikein.

Muistutuksiin liittyy myös pieni kompromissi: ilmoitukset ovat hyödyllisiä vain, jos puhelin saa näyttää ne ja käyttäjä huomaa ne. Tärkeää tapaamista ei kannata jättää yhden muistutuksen varaan, jos tiedät olevasi silloin kiireinen tai poissa laitteen luota. Sovelluksen hälytys täydentää omaa suunnittelua, mutta se ei korvaa sitä, että tarkistat kalenterin ennen päivän alkua.

Synkronointi ja yhteensopivuus

Yksi suurimmista huolenaiheista kalenterisovelluksissa on, kuinka hyvin ne synkronoituvat muiden laitteiden ja sovellusten kanssa. Business Calendar 2 Planner tukee synkronointia useiden palveluiden, kuten Google Kalenterin, kanssa. Tämä tarkoittaa, että voit helposti siirtää tietoja eri laitteiden välillä ilman, että sinun tarvitsee manuaalisesti päivittää tietoja useisiin paikkoihin.

Synkronointi on käytännöllisimmillään silloin, kun päätät jo alussa, mikä kalenteri on tapahtumiesi ensisijainen paikka. Jos työmenot ovat yhdessä kalenterissa ja yksityiset menot toisessa, tarkistan uuden tapahtuman tallennuspaikan ennen tallentamista. Muuten tapaaminen voi päätyä näkymään eri tavalla kuin odotin tai jäädä pois siitä näkymästä, jota käytän tavallisesti. Sovelluksen käyttöliittymä voi helpottaa aikataulun hallintaa, mutta synkronoinnin tarkoitus on pitää kalenteritiedot ajan tasalla niiden palveluiden välillä, joita käytät.

Tämä ero on tärkeä myös perheen tai työporukan kanssa. Synkronointi ei itsessään kerro toiselle ihmiselle, että aika tai paikka muuttui, eikä se tee kalenterimerkinnästä yhteistä sopimusta. Kun tapahtuman muutos vaikuttaa muihin, varmistan asian myös suoraan sovitulla viestintätavalla. Näin kalenteri toimii luotettavana omana suunnitelmana, eikä sen varaan tule vahingossa laskettua sellaista tiedonkulkua, jota se ei yksin hoida.

Lisäominaisuudet ja mukauttaminen

Rakastan sitä, että tämä sovellus ei ole vain kalenteri. Se tarjoaa myös monia lisäominaisuuksia, kuten tehtävälistoja ja muistiinpanoja. Voit myös mukauttaa sovelluksen ulkoasua omien mieltymystesi mukaan, mikä tekee siitä henkilökohtaisemman tuntuisen. Kaikki nämä ominaisuudet tekevät sovelluksesta erittäin monipuolisen ja hyödyllisen.

Tehtävälistat ja muistiinpanot ovat minulle hyödyllisiä etenkin silloin, kun asia liittyy tiettyyn menoon. Voin pitää tapahtuman tiedon ja siihen liittyvän muistettavan asian lähekkäin sen sijaan, että yrittäisin myöhemmin yhdistää niitä erillisestä listasta. Esimerkiksi tapaamista varten tarvittava kysymys tai mukaan otettava asia on luontevaa kirjata samaan suunnittelurutiiniin. Tällainen käyttö on erityisen kätevää, kun tehtävä ei ole tarkkaan kellonaikaan sidottu mutta sen pitää valmistua ennen jotakin tapahtumaa.

Kaikkea ei silti kannata siirtää kalenteriin. Pitkä projektilista voi olla helpompi käsitellä erillisessä tehtävienhallintasovelluksessa, ja laajat muistiinpanot kuuluvat usein paremmin varsinaiseen muistiinpanotyökaluun. Minun rajani kulkee siinä, tarvitseeko asiaa tarkastella yhdessä tietyn päivän tai tapaamisen kanssa. Jos tarvitsee, kalenterin tehtävä tai muistiinpano voi olla sopiva. Jos asia kasvaa omaksi kokonaisuudekseen, erillinen työkalu on usein selkeämpi.

Mukauttaminen kannattaa tehdä käytännön tarpeen, ei pelkän kokeilunhalun mukaan. Valitse näkymä ja ulkoasu, joiden avulla tunnistat olennaisen nopeasti, ja vältä rakentamasta järjestelmää, jota joudut jatkuvasti ylläpitämään. Jos kalenterin selailu alkaa vaatia liikaa säätämistä, yksinkertaisempi asetelma voi olla tehokkaampi. Sovelluksen joustavuus on parhaimmillaan silloin, kun se vähentää arjen päätöksiä eikä lisää niitä.

Kenelle tämä sopii — ja kenelle vähemmän

Business Calendar 2 Planner on hyvä valinta ihmiselle, jonka viikkoon kuuluu työtapaamisia, henkilökohtaisia menoja ja useita muistettavia asioita. Se sopii myös käyttäjälle, joka haluaa tarkastella kalenteria eri aikajänteillä ja hyödyntää muistutuksia, mutta ei halua avata jokaista työkalua eri tarkoitukseen. Jos aikataulusi on pääosin tyhjä ja tarvitset vain satunnaisen muistutuksen, tavallinen puhelimen kalenteri voi olla suoraviivaisempi. Jos taas tärkein tarve on yhteinen projektisuunnittelu tai monimutkaisten tehtävien seuranta, kannattaa valita työkalu, joka on tehty nimenomaan siihen.

Vaihtoehtoihin verrattuna sovelluksen painopiste on tavallisen kalenterin käytännöllisessä hallinnassa: näkymien, muistutusten ja aikataulujen rinnalla on tehtäviä ja muistiinpanoja. Se on eri lähestymistapa kuin pelkkä oletuskalenteri, jossa voi olla vähemmän säätämistä, tai erillinen tehtäväsovellus, jonka pääidea ei ole ajan hahmottaminen. Käyttäjälle, joka jo käyttää Google Kalenteria, synkronointituki voi tehdä siirtymästä luontevamman, koska hänen ei tarvitse heti hylätä tuttuja kalenteritietoja. Jos taas haluat kaiken tiedon pysyvän vain yhdessä tietyn palvelun ekosysteemissä, vertaa ensin, kuinka hyvin nykyinen tapa vastaa tarpeitasi.

En suosittelisi sitä ihmiselle, joka odottaa kalenterin hoitavan automaattisesti yhteisen sopimisen tai projektien työnjaon. Se auttaa järjestämään omaa aikataulua, mutta muiden osallistujien kanssa sovitut muutokset täytyy edelleen viestiä selvästi. Samoin käyttäjä, joka ei halua muokata näkymiä tai hallita useita kalentereita, saattaa kokea ominaisuuksien määrän tarpeettomaksi. Tässä sovelluksessa saa enemmän irti, jos on valmis muodostamaan itselleen yksinkertaisen tavan kirjata menot ja tarkistaa ne säännöllisesti.

Hinta, käyttöönotto ja arjen kitka

Sovellus on ilmainen, joten sitä voi kokeilla ilman ostohintaa. Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot ovat 0,99–6,95 euroa. Ennen maksullisen sisällön hankkimista miettisin, mikä konkreettinen ongelma sillä ratkeaa omassa käytössäni. Perustoimintojen kokeileminen kertoo jo paljon siitä, sopivatko näkymät ja tapahtumien käsittely omaan rytmiin. Maksullisen vaihtoehdon hyöty riippuu siitä, kaipaako juuri niitä lisämahdollisuuksia, joita sovellus tarjoaa ostettavaksi.

Käyttöönotossa tärkein työ ei ole kaikkien asetusten läpikäynti vaan oman nykyisen kalenterin ja käyttötavan ymmärtäminen. Aloittaisin yhdestä arkipäivästä: lisää muutama tuleva meno, tarkista miten ne näkyvät eri näkymissä ja katso, toimivatko muistutukset itselle sopivalla tavalla. Sen jälkeen voi lisätä tehtäviä tai muistiinpanoja tarpeen mukaan. Näin huomaa nopeasti, onko sovellus luonteva vai tuleeko tiedon kirjaamisesta uusi velvollisuus.

Myös virheiden korjaaminen kuuluu kalenterin käyttöön. Tapahtuman kellonaika, paikka tai valittu kalenteri voi muuttua, ja silloin päivitys kannattaa tehdä heti eikä vasta päivän lopussa. Jos käytät synkronointia, tarkista muutoksen jälkeen, että katsot oikeaa näkymää ja oikeaa kalenteria. Tämä ei ole erityinen ongelma vain tässä sovelluksessa, vaan yleinen kompromissi kaikissa järjestelmissä, joissa sama aikataulu näkyy useassa paikassa: mukavuus riippuu siitä, että merkinnät pysyvät johdonmukaisina.

Business Calendar 2 Planner on saanut 4,6 tähden keskiarvon 272 tuhannen arviosta, ja sillä on 96 tuhatta kirjoitettua arvostelua sekä yli 10 miljoonaa asennusta. Nämä luvut kertovat, että sovellus on löytänyt paljon käyttäjiä, mutta oma sopivuus ratkeaa silti kokeilemalla, miten sen tapa esittää kalenteri istuu arkeen. Sovellus julkaistiin 19.12.2014, ja sen ydinkäyttö on edelleen helppo ymmärtää: pitää menot näkyvillä ja auttaa käyttäjää valmistautumaan niihin.

Kun suunnitelma kohtaa todellisen päivän

Kalenterin arvo näkyy lopulta siinä, auttaako se tekemään päivän läpi ilman turhaa muistin kuormittamista. Kuvittele työpäivä, jossa aamulla on etäpalaveri, iltapäivällä käynti toisessa paikassa ja illalla sovittu meno. Tarkistan ensin viikon kokonaisuuden, jotta näen, onko päivä poikkeuksellisen täysi. Sen jälkeen käytän päivänäkymää yksityiskohtiin, lisään tapaamisiin tarvittavat muistutukset ja kirjaan tehtävän, joka on saatava valmiiksi ennen iltamenoa. Kun työpalaveri siirtyy, päivitän kalenterin ja ilmoitan muutoksesta niille, joita se koskee.

Tässä työnkulussa sovellus auttaa kolmessa eri kohdassa: se tekee aikataulun näkyväksi, muistuttaa oikeaan aikaan ja tarjoaa paikan tapahtumaan liittyvälle pienelle tehtävälle tai muistiinpanolle. Se ei kuitenkaan arvioi, onko päivä realistinen, eikä se päätä puolestani, mitä siirrän, jos aikataulu ruuhkautuu. Siksi tarkistan myös siirtymät ja vapaan tilan, en vain tapaamisten nimiä. Hyvä kalenteri ei ole se, johon saa eniten merkintöjä, vaan se, jonka perusteella pystyy tekemään järkeviä valintoja.

Jos joku toinen on mukana järjestelyissä, käyn läpi myös luovutuskohdan: kuka tarvitsee tiedon, mistä muutoksesta ja milloin? Merkintä voi olla omassa kalenterissani oikein, vaikka toinen osapuoli ei olisi saanut päivitystä. Tämä pieni tapa erottaa henkilökohtaisen aikataulun yhteisestä viestinnästä ehkäisee väärinkäsityksiä paremmin kuin oletus siitä, että synkronointi hoitaa kaiken.

Missä sovellus ei ole oikea ratkaisu

Jos kalenterimerkintöjä on hyvin vähän, sovelluksen mukautusmahdollisuudet voivat tuntua ylimääräiseltä työltä. Silloin puhelimen valmiiksi asennettu kalenteri voi olla nopeampi: avaan sen, lisään menon ja suljen sovelluksen. Business Calendar 2 Plannerin vahvuudet painavat enemmän silloin, kun eri näkymien, muistutusten ja kalenteriin liittyvien tehtävien yhdistäminen säästää aikaa toistuvasti. Käyttäjän kannattaa siis arvioida, tarvitseeko hän monipuolisuutta vai vain paikan yksittäisille tapahtumille.

Toinen rajatapaus on tiimityö. Jos työn ydin on jakaa tehtäviä, seurata niiden tilaa ja keskustella muutoksista, erillinen projektinhallintatyökalu voi olla parempi. Kalenteri näyttää, milloin asioita tapahtuu, mutta se ei itsessään korvaa tehtävien vastuunjakoa tai yhteistä keskustelua. Samoin laajat muistiinpanot on usein helpompi löytää omasta muistiinpanosovelluksesta kuin tapahtuman yhteydestä. Käytän mieluummin muutamaa tarkoitukseen sopivaa työkalua kuin pakotan yhden sovelluksen hoitamaan kaiken.

Kannattaa myös miettiä, kuinka paljon haluaa itse ylläpitää järjestystä. Useiden kalentereiden hyöty jää pieneksi, jos ei muista valita oikeaa tallennuspaikkaa tai tarkistaa muutoksia. Aluksi voi olla viisasta käyttää vain niitä ominaisuuksia, joita todella tarvitsee, ja lisätä muita vasta myöhemmin. Näin sovellus pysyy apuvälineenä eikä muutu omaksi hallinnointiprojektikseen.

Oma suositukseni

Kaiken kaikkiaan, jos etsit kattavaa ja käyttäjäystävällistä kalenterisovellusta, Business Calendar 2 Planner on ehdottomasti tutustumisen arvoinen. Se tarjoaa monipuoliset ominaisuudet, jotka tekevät ajanhallinnasta helpompaa, ja sen intuitiivinen käyttöliittymä tekee siitä miellyttävän käyttää. Kokeile itse, ja huomaat, kuinka paljon se voi helpottaa elämääsi.

Suosittelisin sitä erityisesti ihmiselle, joka haluaa nähdä työ- ja yksityismenot selkeästi, käyttää erilaisia näkymiä tilanteen mukaan ja liittää kalenteriin myös pieniä tehtäviä tai muistiinpanoja. Kokeile ensin tavallista viikkoa, äläkä rakenna heti monimutkaista järjestelmää. Jos huomaat tarkistavasi aikataulun useammin ja unohtavasi vähemmän valmisteltavia asioita, sovellus tekee juuri sen työn, jota siltä odotan. Jos taas kaipaat vain yksinkertaista tapahtumaluetteloa tai yhteistä projektinhallintaa, kevyempi kalenteri tai erikoistuneempi työkalu voi olla sinulle parempi valinta.